Kosten die je niet direct aan IT koppelt

In veel organisaties is IT in de loop der jaren meegegroeid met de praktijk. Oplossingen zijn toegevoegd om problemen op te lossen, processen zijn aangepast om het werk gedaan te krijgen en tijdelijke keuzes zijn blijvend geworden. Dat hoeft geen probleem te zijn, zolang het geheel blijft passen bij hoe de organisatie functioneert.

De kosten ontstaan vaak op het moment dat IT niet meer aansluit bij de organisatie. Bijvoorbeeld wanneer:

• Medewerkers die dagelijks tijd kwijt zijn aan zoeken, controleren of dubbel vastleggen.
• Processen die omslachtig zijn geworden.
• Afhankelijkheid van specifieke personen doordat kennis niet is vastgelegd.
• Kleine verstoringen die steeds “even” worden opgelost, maar structureel terugkomen.

Dit zijn geen losse incidenten, maar signalen dat IT en organisatie langzaam uit elkaar zijn gegroeid.

Waarom deze kosten zo lang onzichtbaar blijven

Een belangrijke reden dat deze kosten niet direct worden herkend, is dat IT vaak wordt beoordeeld op functionaliteit. Werkt het systeem? Kan iedereen inloggen? Gaat de mail eruit? Zolang het antwoord daarop ja is, voelt er weinig noodzaak om verder te kijken.

Daarnaast zijn deze kosten:

• Verspreid over tijd, waardoor ze niet optellen tot één duidelijk moment.
• Verdeeld over verschillende rollen, waardoor niemand zich verantwoordelijk
• Verweven met dagelijkse werkzaamheden, waardoor ze als ‘normaal’ worden ervaren.

Dit resulteert erin dat de vraag verschuift van “werkt het?” naar “helpt het ons nog vooruit?”.

Wat bewust omgaan met IT oplevert

Bewust omgaan met IT betekent niet dat alles meteen anders moet. Het begint met regelmatig stilstaan bij de vraag of gemaakte keuzes nog passen bij de huidige situatie. Organisaties die dat doen, merken meestal geen plotselinge ommekeer, maar wel een structurele verbetering, zoals:

• Meer overzicht en voorspelbaarheid.
• Minder afhankelijkheid van ad-hoc oplossingen.
• Rust in de dagelijkse operatie.
• Betere afwegingen bij veranderingen of groei.

Het moment waarop IT ter discussie komt te staan

De vraag wat IT kost zolang je er niet bewust mee bezig bent, ontstaat zelden uit het niets. Meestal komt die naar voren op momenten van verandering of druk. Dan wordt zichtbaar of IT ondersteunend meebeweegt of juist extra aandacht vraagt.

De kernvraag is uiteindelijk niet of IT vandaag functioneert, maar of het nog aansluit bij hoe de organisatie werkt en waar zij naartoe wil. Dat inzicht ontstaat niet vanzelf. Het begint bij het herkennen van de kosten die tot nu toe onzichtbaar zijn gebleven.