In gesprekken met organisaties komt dan ook regelmatig naar voren dat bepaalde keuzes ooit zo zijn gemaakt. Dat werkt in de praktijk, maar tegelijkertijd kan niemand precies aanwijzen wie waarvoor verantwoordelijk is. Voor veel mkb-bedrijven is dit een herkenbare situatie.

IT-beheer groeit vanzelf binnen de organisatie

IT-beheer ontstaat zelden vanuit een duidelijke keuze of een specifiek moment. Het groeit meestal mee met de organisatie. Er komt een nieuwe medewerker bij, er wordt extra software aangeschaft of systemen worden gekoppeld of verplaatst naar de cloud. Op het moment zelf zijn dat logische beslissingen, passend bij de situatie van dat moment.

Achteraf ontstaan echter vaak vragen. Wie was hier eigenlijk verantwoordelijk voor? Zijn de gemaakte afspraken nog wel passend? Is het duidelijk wie dit in de toekomst oppakt? En wie houdt het overzicht zodra de organisatie verder groeit? In de praktijk zie je dan ook dat IT-beheer langzaam versnipperd raakt, zonder dat dit een bewuste keuze is geweest.

Verantwoordelijkheid is vaak onduidelijk

In veel mkb-organisaties is niet vastgelegd wie eindverantwoordelijk is voor IT-beheer. Soms ligt die verantwoordelijkheid, vaak onuitgesproken, bij de directie. In andere gevallen bij een medewerker die er handig in is, of bij een externe partij die alleen wordt ingeschakeld wanneer dat nodig is.

Zolang alles naar behoren werkt, voelt die onduidelijkheid niet direct als een probleem. Maar zodra er iets verandert, zoals een storing, een update of een beveiligingsvraag, wordt zichtbaar dat verantwoordelijkheden niet helder zijn belegd. Iedereen verwacht dat een ander het oppakt.

De eerste signalen dat er iets niet goed gaat zijn klein

IT-beheer loopt meestal niet ineens vast. Het is vaak een langdurig proces waarin kleine signalen zich langzaam opstapelen. Meestal begint het met ogenschijnlijk onschuldige situaties, zoals:

• Vragen blijven liggen
• Problemen worden pas opgepakt nadat iemand er last van heeft
• Beveiliging is ooit ingericht maar nooit meer herzien.
• Documentatie raakt verouderd

Het zijn geen grote incidenten, maar wel terugkerende momenten van onrust en frustratie. Juist die opstapeling maakt IT-beheer op de lange termijn steeds onoverzichtelijker.

Waarom blijft IT-beheer zo vaak liggen?

Dat IT-beheer in veel organisaties weinig aandacht krijgt, is goed te verklaren. Voor veel mkb’ers is IT geen kernactiviteit, maar een ondersteunend middel. Zolang alles werkt, voelt investeren in structuur niet noodzakelijk.

Daarbij komt dat IT-beheer al snel als technisch wordt gezien, terwijl het in de praktijk vooral draait om het maken van afspraken en het vastleggen van verantwoordelijkheden. Zolang dit niet duidelijk is en niet zwart op wit staat, blijft het onderwerp vaak onderaan de prioriteitenlijst staan.

Even afstand nemen van je IT

Om zicht te krijgen op hoe IT-beheer binnen de organisatie is ingericht, kan het helpen om af en toe bewust stil te staan en jezelf een paar vragen te stellen:

• Wie voelt zich binnen de organisatie echt verantwoordelijk voor IT-beheer?
• Bij wie past de rol van verantwoordelijke voor IT-beheer?
• Wat gebeurt er als die persoon tijdelijk wegvalt?
• En wanneer is voor het laatst bekeken of de huidige afspraken nog aansluiten bij hoe er vandaag wordt gewerkt?

Het zijn geen vragen die direct om actie vragen, maar ze maken wel zichtbaar hoe IT-beheer er in de praktijk bij staat.