Al een jaar of twintig is Kozijn Beheer Nederland leverancier en dienstverlener op het vlak van kozijnen. Of het nu gaat om het onderhoud van kunststof kozijnen, gevels en gevelelementen, de montage en reparatie van hang- en sluitwerk, of reiniging van kozijnen, de vanuit Assen opererende organisatie pakt het op. Bij alle werkzaamheden ligt de focus op het verlengen van de levensduur van de materialen en constructies, en verduurzaming van het wooncomfort.

Kozijn Beheer Nederland werkt hoofdzakelijk in opdracht van bedrijven en woningbouwverenigingen. Het bedrijf telt ongeveer twintig medewerkers, onder wie acht monteurs. Begin 2023 verhuisde de organisatie naar een gloednieuw bedrijfspand aan de Mien Ruysweg in Assen. Vanuit daar wordt heel Nederland bediend.

Dat TendenZ de dataopslag beheert, geeft rust en zekerheid
In hun nieuwe onderkomen moest natuurlijk veel gebeuren, vertelt José Reinders, die sinds vier jaar als managementassistent voor de organisatie werkt. Eén van die dingen was het opbouwen van een gestroomlijnde en moderne ict-omgeving. En daar kwam TendenZ om de hoek kijken. “Voorheen werkten we met een eigen server”, vertelt José. “Daarop stonden al onze programma’s en data. De verhuizing naar het nieuwe pand was een mooi moment om ook op ict-gebied een stap te zetten. We zijn daarom helemaal in de cloud gaan werken.”
Dat traject is door TendenZ zorgvuldig begeleid, zegt José. “Ze hebben al onze domeinen en onze e-mail ingeregeld, en sindsdien hebben ze dat ook allemaal in beheer. Dat betekent dat we ons in principe geen zorgen meer hoeven te maken over de veiligheid en continuïteit van onze data. Zo’n eigen server wil nog weleens problemen geven, maar TendenZ heeft dat hele proces nu draaien in goed beveiligde databunkers. Dat geeft ons rust en zekerheid.”

Dankzij VoIP zijn we nu altijd bereikbaar op ons vaste nummer
Daarnaast heeft TendenZ ervoor gezorgd dat alle medewerkers van Kozijn Beheer Nederland nu telefonisch communiceren via VoIP. VoIP is de afkorting van Voice over Internet Protocol. Het is een vorm van telefonie via internet: feitelijk betekent het dat je op de wifi draadloos via het internet belt. Het voordeel van deze communicatiemethode is dat er een gemeenschappelijk netwerk gebruikt wordt voor zowel data als telefonie. Een ander voordeel is dat de gesprekskwaliteit van VoIP-telefonie hoger is dan die van het klassieke analoge bellen. Ook bel je tegen een lager tarief naar internationale contacten.
Voor Kozijn Beheer Nederland kwam de VoIP-telefonie al eerder dan de verhuizing naar het nieuwe pand. Het werd daarvoor echter door een andere partij gefaciliteerd; TendenZ heeft het sindsdien overgenomen. “Ik wilde graag alle data, telefonie en communicatie onder één dak samenbrengen”, licht José haar keuze toe. “En daar heb ik geen spijt van. TendenZ heeft ons bovendien gewezen op de app 3CX, die je op je mobiele telefoon kunt installeren. Die app zorgt er onder andere voor dat je vanaf elke willekeurige locatie met je mobiele telefoon namens het telefoonnummer van het bedrijf kunt bellen en gebeld worden. Dat zorgt er dus voor dat je altijd bereikbaar bent én altijd als Kozijn Beheer Nederland naar klanten kunt bellen. Intern doorverbinden is bovendien ook heel gemakkelijk geworden. Klanten die op de vaste telefoon binnenkomen, worden gemakkelijk doorverbonden naar de mobiele telefoon van een collega die thuis zit te werken.”

Ook onder uitzonderlijke situaties kan Kozijn Beheer Nederland de werkzaamheden voortzetten
De mobiliteit van de medewerkers van Kozijn Beheer Nederland is dankzij VoIP-telefonie drastisch verbeterd, zegt José. “Dat werd heel mooi duidelijk toen TendenZ het allemaal net bij ons had geïnstalleerd. Kort erna hadden we een dag met hevige sneeuwval, waardoor niemand naar kantoor kon komen. Ondanks dat we nog geen thuiswerkplekken hadden ingeregeld, lukte het toen iedereen om vanuit huis de werkzaamheden gewoon voort te zetten. We waren allemaal bereikbaar. Zonder VoIP was het waarschijnlijk een chaos geweest.”

In principe kan iedereen op kantoor nu zitten waar hij wil
Ook de kantooromgeving zelf is door VoIP fysiek veranderd, licht José toe. “Waar voorheen iedereen z’n eigen vertrouwde werkplek had, werken we nu met flexibele werkplekken. In de praktijk zien we wel dat de meeste collega’s vaker dezelfde plek opzoeken, maar dat is natuurlijk ook prima. Het gaat erom dat iedereen in principe kan gaan zitten waar hij wil. Op elke werkplek log je in met een gebruikersnaam en wachtwoord, en dan kun je gewoon aan de gang. Ook thuiswerken is nu goed mogelijk. We zijn echt een stuk flexibeler geworden.”

Medewerkers van TendenZ zijn in staat complexe materie begrijpelijk uit te leggen
De samenwerking met TendenZ dateert als gezegd al van voor de verhuizing van Kozijn Beheer Nederland. Hoe die samenwerking precies begonnen is, weet José niet precies. “Maar ik herinner me nog wel het eerste contact, dat was met Jan Beuving. Het gaf me direct een goed gevoel. De communicatie verliep – en verloopt nog steeds – heel prettig. Wat ik het prettigst vind is dat Jan, maar ook zijn collega’s, altijd in staat zijn om complexe materie begrijpelijk uit te leggen. Ik heb eigenlijk nooit dat ik denk: maar dit snap ik niet. Terwijl het in essentie soms echt wel om ingewikkelde dingen gaat. Alleen al om die reden zou ik TendenZ absoluut bij andere bedrijven aanbevelen. Daarnaast is TendenZ voor ons altijd goed bereikbaar. Dat wil zeggen dat we altijd snel te woord worden gestaan en indien mogelijk direct geholpen. Zijn er dingen die niet direct oplosbaar zijn, dan worden we altijd snel teruggebeld of op de hoogte gebracht van belangrijke ontwikkelingen in het proces.”